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Commentaire

Le déroulement de la première séance du conseil municipal

I - Mise en place de la première séance du conseil municipal

Rôle du maire sortant. Le maire et les adjoints continuent à exercer leurs fonctions jusqu'à l'installation de leurs successeurs (art. L 2122-15 du CGCT) et, traditionnellement, le maire sortant faisait l'appel des conseillers nouvellement élus. Mais suite à une jurisprudence du Conseil d'Etat, il apparaît que s'il doit convoquer les nouveaux conseillers dans le délai prévu, il ne revient pas au maire sortant d’ouvrir la séance ou d’installer le conseil, de telles prérogatives revenant seulement au doyen d’âge (CE, 17 avril 2015, communauté de communes Sud-Roussillon, n° 383275).

Ainsi, le maire sortant doit convoquer le conseil mais il n'a pas à être présent s'il n'a pas été réélu.

Présidence de la séance. Le doyen d'âge préside la séance au cours de laquelle il est procédé à l'élection du maire (art. L 2122-8 du CGCT).

Il doit : 

- faire l'appel des conseillers municipaux nouvellement élus ;
- les déclarer installés dans leurs fonctions ;
- vérifier le quorum.

Le nouveau maire prend la présidence de la séance dès qu'il est élu.

Secrétaire de séance. Au début de chacune de ses séances, le conseil municipal nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire (art. L 2121-15). Un ou plusieurs conseillers municipaux peuvent se proposer ; en l’absence de proposition, le maire soumet un nom au vote. Le conseil municipal peut adjoindre au secrétaire de séance des auxiliaires, pris en dehors de ses membres, qui assistent aux séances mais sans participer aux délibérations (ex. : secrétaire de mairie).

Procès-verbal de séance. Le procès-verbal est dressé par le secrétaire de séance au cours de la séance et au fur et à mesure de son déroulement. Il précise le nombre de conseillers présents, de suffrages exprimés et de suffrages obtenus par chacun des candidats à chaque tour de scrutin. Tous les membres présents le signent ou mention est faite de la cause qui les aura empêchés de signer.

Publicité et retransmission publique de la séance. Pour assurer la tenue de la réunion du conseil dans des conditions conformes aux règles sanitaires en vigueur, l'ordonnance n° 2020-562 du 13 mai 2020 (art. 10) indique que le maire peut décider que celle-ci se déroulera :

- sans que le public ne soit autorisé à y assister (mais avec une obligation de retransmission) ;
- ou en fixant un nombre maximal de personnes autorisées à y assister.

En définitive, la commune a 3 possibilités (circulaire du 15 mai 2020) :

- décider dès la convocation que la séance se tiendra sans public, avec retransmission par tous moyens des débats en direct ;
- décider dès la convocation que la séance se tiendra en présence du public, quoiqu’en nombre limité ; dans ce cas, il n’y a pas besoin d’organiser une retransmission en direct des débats ;
- réunir le conseil dans les conditions de droit commun avec possibilité de décider du huis clos dans les conditions fixées par l’article L 2121-18 du CGCT (voir ci-dessous).

Si la commune choisit de retransmettre en direct des débats, voici des exemples d’outils qui peuvent être utilisés : le site internet de la commune, la page Facebook (Facebook live), YouTube, la page Instagram, Microsoft Teams, WhatsApp, Skype, FaceTime, GoToMeeting ou un logiciel dédié que la commune a acquis. Attention, le public ne peut intervenir pendant la séance.

A savoir ! Il y a lieu de mentionner dans la convocation si le public est autorisé à participer à la séance et de préciser si une retransmission en direct sera réalisée (art. 10 de l’ordonnance n° 2020-562 du 13 mai 2020).

Huis clos. Ses conditions sont fixées par l’article L 2121-18 du CGCT. Sur la demande de 3 conseillers, le conseil municipal peut décider, sans débat, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, qu'il se réunit à huis clos. Le président de séance ne peut pas demander un huis clos (CE, 16 décembre 1996, élection du maire de Ruynes-en-Margeride, n° 180389).

Le vote du huis clos se fait à mains levées.

Le huis clos voté en début de séance s’applique à l’ensemble de la séance.

Il y a lieu d’indiquer dans la délibération les éléments suivants : « Compte tenu de la situation exceptionnelle liée au COVID-19, que le public ne peut être accueilli et que la retransmission en direct des débats ne peut être techniquement réalisée, la tenue de la séance est faite à huis clos. Suite à un vote à mains levées, le conseil a accepté à la majorité absolue ou à l’unanimité la tenue de la séance à huis clos. »

Les pouvoirs écrits peuvent être utilisés dans le cas de séances à huis clos de la même manière que lors des séances publiques.

Les agents dont la présence est nécessaire à l’organisation de la séance peuvent y participer. Les journalistes peuvent participer aussi à la séance.

La retranscription de la séance sur le procès-verbal est faite comme habituellement.

Conseil municipal complet. Le conseil doit être au complet pour procéder à l’élection du maire et des adjoints (art. L 2122-8). Mais le conseil municipal est réputé complet lorsque l’élection du maire et des adjoints suit immédiatement le renouvellement intégral du conseil municipal (CE, 19 janvier 1990, élections municipales du Moule, n° 108778 et 109848).

Le conseil municipal procède à l'élection du maire et des adjoints lors de sa première réunion même si des vacances se produisent après ce 1er tour (art. 1er de l’ordonnance n° 2020-413 du 8 avril 2020).

Procuration de vote. Pour l’élection du maire et des adjoints, un conseiller peut être absent et donner procuration de vote, comme pour toute séance du conseil municipal. Le conseiller empêché d'assister à une séance peut donner à un collègue de son choix pouvoir écrit de voter en son nom (art. L 2121-20). Le pouvoir écrit comporte la désignation du mandataire et l’indication de la ou des séances pour lesquelles le mandat est donné.

Par dérogation, un conseiller municipal peut être porteur de deux pouvoirs pour l’élection du maire ou des adjoints (art. 10 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 modifiée par l’ordonnance n° 2020-562 du 13 mai 2020).

Aucune disposition ne prévoit d’ailleurs que le futur maire doive être présent au moment de son élection.

Quorum pour l'élection du maire et des adjoints. Le conseil municipal ne délibère valablement que lorsque le tiers de ses membres en exercice est présent (art. 10 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 modifiée par l’ordonnance n° 2020-562 du 13 mai 2020).

Si, après une première convocation régulièrement faite, ce quorum n'est pas atteint, le conseil municipal est à nouveau convoqué à 3 jours au moins d'intervalle. Il délibère alors sans condition de quorum (art. 10 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 modifiée par l’ordonnance n° 2020-562 du 13 mai 2020).

NB : il doit être indiqué sur le registre des délibérations que le conseil municipal ne s’est pas trouvé en nombre suffisant pour délibérer et que la séance est renvoyée à une date ultérieure immédiatement précisée.

Règles d’aménagement préconisées de la salle où se déroule la première séance. Dans le cadre du protocole national de sortie du confinement, un critère d’occupation des espaces ouverts au public a été retenu sur la base de l’avis du Haut Conseil de la santé publique rendu le 24 avril 2020. Ce critère d’occupation est fixé à 4 m2 minimum par personne présente dans le lieu fermé, ce qui permet de respecter la distanciation physique minimale de 1 mètre de part et d’autre de chaque personne. Le Conseil scientifique considère que ce critère doit s’appliquer lors de la réunion d’installation des conseils municipaux (avis du 8 mai 2020).

Règles sanitaires préconisées. Afin que ces réunions se tiennent dans des conditions de sécurité sanitaire, plusieurs règles générales doivent être respectées :

- le respect des distances minimales (1 mètre au moins de chaque côté) évite la contamination respiratoire et manuportée par gouttelettes. Ce critère est renforcé par le critère des 4 m2 par personne statique dans un espace clos ;
- des gels hydroalcooliques doivent être mis à disposition des conseillers municipaux à l’entrée du bâtiment et dans le lieu de réunion. Une attention particulière doit être portée à son usage lors du vote et du dépouillement ;
- le Conseil scientifique recommande le port du masque individuel pour l’ensemble des conseillers municipaux présents pour l’ensemble de la réunion car il s’agit d’un lieu public.

 

II - Modalités pratiques de vote

Visioconférence ou audioconférence. Lors de la première séance du conseil municipal, la participation des conseillers ne peut pas être faite par visioconférence ou par audioconférence. Cela est rappelé dans la circulaire du 15 mai 2020. En effet, une réunion à distance ne permettrait pas le respect du vote à scrutin secret.

Urne, isoloirs et enveloppes. Même si le scrutin est secret, il a été jugé que l’usage d’isoloirs et d’urnes lors des opérations de vote (art. L 62 et L 63 du code électoral) ne sont pas applicables à l’élection du maire et de ses adjoints.

Mais si elle est utilisée, l’urne des scrutins électoraux doit avoir au moins les quatre faces verticales transparentes. De plus, si vous utilisez une urne, elle doit se trouver dans la même pièce que les conseillers municipaux pour éviter toute irrégularité (TA Nancy, 17 juin 2014, n° 1400863).

Les conseillers peuvent écrire leur bulletin en séance ou hors séance. Ils doivent le remettre fermé. Mais l’emploi d’enveloppes pour le vote n’est pas exigé.

Bulletins de vote. Les textes ne prévoient rien en la matière. Aucune disposition n’interdit aux conseillers municipaux de rédiger eux-mêmes leurs bulletins de vote pour l’élection du maire et des adjoints (CE, 14 mars 2005, élection du maire de Pignan, n° 272860). Aucun texte législatif ou réglementaire, ni aucun principe général, n’interdit l’usage de bulletins manuscrits lors de ces élections. Le juge vérifie toutefois que les bulletins ne portent pas de signes de reconnaissance (CE, 30 juillet 2003, élection du maire de Norrent-Fontes, n° 249993).

Attention ! Il y a lieu de veiller strictement à ne pas porter atteinte au secret du vote.

L'utilisation de bulletins portant un nom inscrit à l'avance ne constitue pas, en elle-même, une atteinte au secret du vote. Il n'en est pas de même lorsqu'au lieu de répondre au souci de faciliter l'expression du suffrage, cette utilisation a pour effet de permettre la mise en évidence et le contrôle du sens des votes émis par les conseillers municipaux (CE, 16 novembre 1990, élection du maire de Clichy-sous-Bois, n° 118103). L’élection est irrégulière si les conditions de déroulement du scrutin ont permis de connaître le sens du vote d’au moins un conseiller (CE, 29 décembre 1989, élection du maire de Méharicourt, n° 108922).

Si l'utilisation des bulletins pré-imprimés ne constitue pas en elle-même une atteinte au secret du vote, et si aucune disposition législative ou réglementaire ni aucun principe n'impose la présence d'un isoloir, toutefois, eu égard à la configuration des lieux et à la nécessité, pour les conseillers municipaux qui souhaitaient s'écarter des bulletins pré-imprimés, d'inscrire leur choix de manière manuscrite, au vu des autres membres du conseil municipal et du public, le secret du vote n'a pas été assuré (CE, 12 juillet 2017, commune de Muret, n° 409475).

Règles sanitaires à respecter pour le vote à bulletin secret. Enfin d’éviter tout risque de transmission du virus SARS-CoV-2 lors du vote, le Conseil scientifique propose aux conseillers municipaux de respecter un protocole strict :

- lavage des mains avec une solution hydroalcoolique avant de remplir le bulletin de vote et utilisation d’un stylo personnel ;
- une seule personne doit être en charge de la manipulation des bulletins au moment du dépouillement et du comptage des votes. Le comptage peut être validé par une autre personne sans qu’elle n’ait à toucher le bulletin (avis du 8 mai 2020).

Liste d’émargement. La liste d’émargement des votants est facultative.

Dépouillement. Les conseillers municipaux ne sont pas tenus d’assister au dépouillement (CE, 10 octobre 1988, Penchienat).