L’entretien professionnel annuel des fonctionnaires est conduit par le supérieur hiérarchique direct. Le compte rendu est établi et signé par le supérieur direct et seulement visé par l’autorité hiérarchique.

Le délai de convocation de 8 jours est exigé, mais un vice de procédure n'altère la décision que s’il a privé l’agent d’une garantie ou a pu influer sur le sens de l’évaluation.

La présence d’un tiers simple observateur n’est pas en soi illicite si elle n’a pas d’incidence effective et peut être justifiée dans un contexte conflictuel (CAA Bordeaux, 7 octobre 2025, n° 23BX03179).